デジタル時代が始まって以来、私たちは正しいソフトウェアパッケージを選ことは、難しと思い込んできました。そう感じる必要はありません。正しいソフトウェアパッケージを選ぶのは、非常に重要なことではあります。マーケターであれば、本格的なCRMシステムを選ぶかもしれませんし、オンライン・リスニング・ツールを選ぶかもしれません。何を必要とするにしても、成功した選択プロセスに、組織の将来が左右されることになるかもしれません。
第１段階: 意識
自分自身の調査や、個人的な偏見、あるいは誰かに教えてもらい、ソフトウェアが必要であることに気がついたはずです。どういう経緯でここに至ったのかはさておき、このステップでは、「ビジネスが実際に何を必要としているのか、なぜ必要なのか」を理解することから始める必要があります。具体的にはビジネスインパクトを評価をすることにより、これを行うことができます。：
ビジネスインパクトアセスメントは、実際の痛点、ケイパビリティに対するギャップ、ニーズとビジネスへの潜在的な影響を認識するのに役立ちます。ツールから始めるのではなく、ニーズ、ギャップ、機会から始めてください。そうでなければ、本当に必要のないツールをROIの見込みもなく実装してしまう危険性があります。
次に、ビジネス・スポンサー、ITリーダー、IT技術専門家、プロセス専門家、ビジネス・ユーザーなどの最終的なキー・ステークホルダーが5人以上にならないよう選定します。関与する人や声が多ければ多いほど、プロセスに時間がかかり、最終製品に対するユーザーの満足度は低くなります。
第２段階: 教育と発見
皆さんは、忙殺される毎日を日々過ごしているかもしれません。
そんな中、どうして市場評価を行う時間を確保することができるでしょうか？市場の複雑さ、紛らわしいウェブサイト、明らかなベンダーの偏見やメッセージングなどのノイズの中からどのように取捨選択をするのでしょうか？そして長期契約を結ぶことはどのようなことになるのでしょうか？
皆さんができる最良の決断は、ベンダー情報、アプリケーション・カテゴリ情報、そしてソフトウェア・ランドスケープ・トレンドについてのサードパーティ・ソースを活用し、信頼できる幅広いソースからベンダー情報を明らかにすることです。
信頼できるパートナーを見つけ、主要なデータを集約し、これらのツールで何ができるのか、顧客はこれらのベンダーについてどのように考えているのか、彼らの全体的な経験はどのようなものなのかを理解するのに役立ちます。また、アプリケーションや業界のトレンドに関する知識を高めることにもつながります。
信頼できるパートナーを探す際には、有料のレビューシステムで運営されているパートナーや、市場での存在感を促進しているパートナーを避けるようにしましょう。クラウドソーシングやベンダーにとらわれないレビューを公開しているパートナーを探しましょう。
しかし、それだけで終わらせないでください – 業界の専門家や同業者など、そのソフトウェアやベンダーを使用したことがある人の考えや経験を収集してみてください。
第３段階 ：条件の優先順位付けとショートリスト
条件が多すぎると、ショートリストを作ることができません。テーブルステークス機能だけではなく、ベンダーの差別化と明確にリンクしている、最も重要なニーズを満たすトップ5を特定します。
結局のところ、すべての要件を満たすことはできません。そのため、絶対に必要なものと、必要のないものを客観的に判断する必要があります。条件の数が多い場合は、MoSCoWの優先順位付けモデルを使って絞り込むことを検討してみてください。
最後に、これらの要件を使用して、ベンダーの機能や能力をデータに基づいて比較します。ここでの目標は、競合他社との差を狭めることです。
友人が教えてくれたベンダーのショートリストだけを持っていてはいけません。冷酷に要件に優先順位をつけて、4つの潜在的なベンダーやソリューションのショートリストを絞り込んでください。
第4段階：明確な意思決定の枠組みに沿って調整する
まず、選考基準を明確にしましょう。評価には科学的というよりも「芸術」が含まれますが、スコアリング・モデルは、候補リストを客観的に比較するのに役立ちます。
その中には、機能的能力、手頃な価格、拡張性、スケーラビリティ、ベンダーの実行可能性など、ツールの複雑さとタイプに基づいた意味のある基準を含めましょう。また、関係性の評価基準も忘れずに入れましょう。
他のエンドユーザーからの感情的な反応を活用することは、将来のクライアントとベンダーの関係をより強固なものにするための強力な指標となります。
ここからは、4つのベンダーのうちどのベンダーがデモ段階に進むかを決定します。ベンダーの評価ではなく、あなたの条件で評価しましょう。独自のケースを作成し、ベンダーの機能の多さではなく、そのソリューションが実際の問題解決にどのように役立つかを評価するようにしましょう。
ベンダーのデモから調査インタビューに用語を変更して、レファレンスを求めましょう。ポジティブなフィードバックを提供してくれる可能性が高いですが、インタビューを掘り下げ、ソリューションに関する制限事項を把握することを厭わないようにしましょう。このフェーズを終えた後、候補となるベンダーを2～3社に絞ることができるはずです。
第5段階：勝つための交渉
ここまできたら、選択の余地を残しておく必要があります。ベンダーのうちの1つのみ、もしくは3つ以上のベンダーと交渉するべきではありません。フロントランナーがいるのは全く問題ありませんが、1つの業者のみと取引を行っている場合、値引きなどのインセンティブで損をしている可能性が高いです。
ところで、交渉にはどう対応していますか？正式なベンダー管理や調達窓口はありますか？契約書の細かい部分を理解していますか？ベストプライスを得ていることは確かですか？これらの質問に答えられなければ、不利な契約を結ぶ危険性があります。
営業チームがどれだけの回数、取引をカットしたり、値引きをして販売を完了させたかを考えてみてください。このようなことはよくあることなので、それにつけ込まれず、複数の提案を活用して自分の利益につなげましょう
文言を理解していない場合、契約書に署名しないのが賢明です。ベンダーは一般的に、長期的に自分自身を有利にする文言を契約書に盛り込みます – 名前の変更のような単純なものであれば、再交渉は可能です。家の中で何か不具合があれば、修理するために電気技師を呼ぶでしょう。契約も同じように、プロに相談しましょう。
調査によると、ソフトウェア選択のためのしっかりとしたプロセスがあるほど、最終製品への満足度が高いという結果が出ています。実装、トレーニング、オンボーディングのための計画も必要ですが、これらの重要な領域については、今後別の記事で説明します。
新しいツールやソフトウェアの選択は難しいことではありませんが、間違った判断はマーケティングチームやビジネスに長期的な影響を与える可能性があります。盲目的に飛び込むのではなく、直感的な判断や直感を利用して、ソフトウェアの選択を加速させ、改善するためのフレームワークから始めましょう。計画は無計画よりも良いということを覚えておいてください。行き詰まってはいけません。
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