データ消失の問題はまさに悪夢！？日頃から注意したいこと。

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本記事は、How To Prevent Data Lossを
翻訳・再構成したものです。
配信元または著者の許可を得て配信しています。

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データ消失の問題は、被害者にとってはまさに悪夢です。データが公式に使用されている場合は尚更。失ったデーターを取り戻すには、多額の費用が必要になる場合があるからです。このようなデータは復元できない場合があります。

実際、データを失うことは自然なことであり、防ぐことはできません。何か不幸なことが起こるとは思ってもいないでしょう。しかし、だからといって、十分な計画を立てないわけにはいきません。

ビジネスにおけるデータの重要性は、いくら強調してもし過ぎることはありません。そのため、データを失うと短期的にも長期的にも壊滅的なダメージを受けることになります。長年にわたり、この問題に対処するためのさまざまな方法が推奨されてきました。しかし、効果的で信頼できるものもあれば、そうでないものもあります。

今回の記事では、このような事態を防ぐための最も効果的な方法をいくつかご紹介します。

1 – 定期的なアップデートの実施

多くの人がソフトウェアの定期的なアップデートを行わないという調査結果があります。ソフトウェアの定期的なアップデートは、時間のかかる退屈な作業だと思われているようです。ソフトウェアを定期的にアップデートせずにシステムで使用すると、想像以上のダメージを受けます。

データが失われる可能性があることを知っていますか？

システム上のソフトウェアやアプリケーションを更新するのは、脆弱性のあるパッチがカバーされているかどうかを確認するためです。データが脆弱になると、様々な方法でデータが失われる可能性があることを忘れてはいけません。この問題を解決するには、アップデートを先延ばしにしないことです。言い換えれば、ソフトウェアは定期的にアップデートするべきです。

アップデートの通知を受け取ったら、必ずシステムにインストールしてください。そうすることで、データ消失の問題を最小限に抑えることができます。

2 –複数のバックアップの使用

これは、データ損失に関連した問題を防ぐためのもう一つの方法です。バックアップを使用しないと、データは簡単に破損したり消失したりします。ファイルのサイズに応じてさまざまな方法を検討することが可能で、例えば、外付けハードドライブにデータを保存する方法です。また、クラウドバックアップシステムを利用する方法もあります。こちらの方がより確実です。

もちろん、バックアップは1つより2つの方がいいに決まっています。1つが失敗しても、最終的には何かに頼ることができるからです。ディザスター・プランの作成を特に推奨します。確かに、何も起こらない場合は必要ないかもしれません。しかし、システムに何か問題が発生し、重要なデータが失われてしまったときには、この計画が命取りになることもあります。

そして、データやファイルが定期的にバックアップされていることを確認してください。これを怠ると危険です。

3 – ウイルス対策プログラムの使用

ウイルスは想像する以上に危険な存在です。問題は、多くの人がウイルスを大きな脅威と考えていないことです。例えば、ウイルスに感染すると、重要なデータが失われるだけでなく、企業活動が停止してしまう可能性があります。多くの企業が、ウイルスによるシステムの攻撃で業務の停止を余儀なくされています。その結果、簡単に回避できたはずの莫大な損失が発生しています。

ビジネスパーソンとして、データ損失の状況を防ぐ最も簡単な方法の一つは、アンチウイルスプログラムを使用することです。これをシステムにインストールすれば、マルウェアやウイルスを簡単に検出することができ、ハッキングされないようシステムを保護することもできます。

また、多くの人が陥りやすいミスとして、ウイルス対策ソフトをインストールした後、定期的なアップデートを行わないことが挙げられます。これでは、データの損失を被る可能性があります。そのため、ウイルス対策ソフトは定期的にアップデートするようにしましょう。

4 – ハードウェアの保護とメンテナンス

システムの適切なメンテナンスが行われていないと、データの損失につながることを知っていますか？多くの人は、自分のシステムがどのようにメンテナンスされているか気にしていないことがわかっています。

システムのメンテナンスというと、保管方法が挙げられます。埃が多い場所はPCに悪影響を与えやすく、部屋の温度が高い場合も同様です。これらは、システムに大きなストレスを与え、最終的には故障の原因となります。

また、システムに高電圧がかからないようにしてください。重要な内部コンポーネントの損傷につながり、データの損失を引き起こす可能性があるからです。この問題を解決する最も簡単な方法の一つは、サージプロテクターを使用することです。

さらに、突然の電源遮断を避けるために、バックアップシステムを導入する必要があります。これは、デスクトップを使用している場合に推奨されます。これは、大きな電力サージはデータにダメージを与え、システムを破壊する可能性があるからです。

5 – ハードディスクドライブをフォーマットする

ハードドライブのフォーマットがどのようにデータ保護に役立つのか、疑問に思われるかもしれません。実は、これはデータの安全性を100％保証するために、テストされた信頼できる方法のひとつなのです。

使用中のシステムが故障していることに気づいたことはありませんか？システムが以前のように動作しなくなったことに気づいたことはありませんか？これは、何かがおかしくなったというサインでしかありません。その為、重要なデータが永遠に失われてしまう前に、フォーマットする必要があります。

ハードドライブのフォーマットを開始するために注意しなければならない兆候としては、常にフリーズする、ウィンドウがポップアップする、PCのパフォーマンスが低下する、知らないうちにバックグラウンドで未知のプログラムが実行される、などがあります。ドライブをすぐにフォーマットしてしまうと、重要なファイルを失ってしまう可能性があります。代わりに、すべてのビジネスデータが適切にバックアップされていることを確認してください。その後、ドライブをフォーマットして、デフォルトの状態に戻してください。