デザイナーが組織に馴染むためのオンボーディング体験チームとしての働き方を考える

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本記事は、Onboarding Experiences for Designersを
翻訳・再構成したものです。
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オンボーディングエクスペリエンスというのは、もちろん多くの記事が熱心に研究しているテーマでもあります。一般的に、これらの記事は、最先端の経験の必要性やユーザーから大事な情報をとらえる必要性にフォーカスしています。
ユーザーや消費者がどのような経験をする必要があるのか、またはユーザーに安心（信頼、詐欺行為への恐れを軽減させることや、ある種の期待など）感じさせることに力がそそがれています。しかし、この記事では多少違った視点から見ていきたいと思います。

このトピックでは具体的に、オンボーディングの違ったタイプをご紹介します。デザイナーはどうやって効果的に企業や組織に溶け込むのでしょうか。このトピックは、明らかに多くのニュアンスや複数のシナリオがありますが、数年後いくつかのオンボーディングの経験を経た時には、新しいチームメンバーとして、さらに存在するチームの統合において責任ある人となるべく、このテーマについて発見したことを紹介したいと思います。さらなる興味と討論を引き出せることができるよう祈っています。

民主的で洞察力に富んだオンボーディングエクスペリエンスを効果的に実行しよう

新しい人を採用した後、一般的な組織は互換性、洞察力と興味においてレベルを評価します。エンゲージメントの明らかなスタートです。一般的に、新しいチームメンバーを完全に生産的にして組織に溶け込ませるには、時間がかかるし、企業の複雑さによるところがあります。この記事では、オンボーディングエクスペリエンスを二つの独立したプロセスに分けていきたいと思います。新しいメンバーと、組織自体、についてです。

デザイナー

新しい機会に挑戦する一般的なデザイナーは誰でも、参加するときには組織について研究する必要があります。インフラ、マーケット認識、全体の概略、チームのダイナミックスの視点だけでなく、産業全体からのもっと大きな視点（組織が関係するマーケットや競合者に対する理解）が必要になります。組織や産業界の一員として、デザイナーはケーススタディを効果的に作り上げます。同じ産業の歴史についてを文書で調べるだけでなく、オペレーターとして企業内で働くことを通しても、組織について知ろうと努力するべきです。マーケットの変動やテクノロジーや日々の生活の進歩など様々な分野で、自分の仕事に関連していると思われることが、数多くあります。特定の専門用語を理解して登録することをかもしれません。表面に見える要素や情報の断片を記録することかもしれません。詳細な説明や研究が必要になる場合もあります。キャンバスに定義できることは重要です。デザイナーが積極的な精神を持っていることを実証しているからです。彼らが持つ企業への職場環境の適応力やメカニックへの洞察力は高いレベルを保っています。

過去には、次のような実例がありました。ヘルスケアの部門で取り組んでいたプロジェクトです。私は様々なシナリオやアプリケーションを文書化するプロセスを踏んで、医療の記録と患者のオンボーディングエクスペリエンスついて追跡しました。目的は、病院内で共有されるデータを使って様々な項目を統合する過程で、できる限り情報を集めることでした。さらに、企業や組織、ユーザーなど幅広いタイプの製品やプラットフォームを通して得ることができる多種多様な情報を多く集めることも目的の一つでした。これらすべてのリサーチは、明らかに企業や組織において導入部分となりますが、最初に行うリサーチがハイレベルであるほど、次に来る統合プロセスは容易になります。

組織

組織における一般的なオンボーディングプロセスは、複数のタスクを構成し、HR、R&Dといった名称の様々な部門がありますが、この記事ではデザイナーが溶け込むための効果的なソリューションに着目したいと思います。個人的に、様々な企業や組織の違うタイプのオンボーディングエクスペリエンスを通してみてきました。そこにはスケールや複雑さのレベルの違いがありました。そして、すぐに統合に役に立つプロセスを見つけることができました。

1 製品監査

異なったチームメンバーがデザイナーに商品を紹介できるようにします。商品の歴史、目的、期待すること、クライアント情報、特性、ユーザー、欠点、開発スケジュール、チームの配分や分配、リリーススケジュール、その他のトピックについて。

2 メカニクス

この工程は様々な状況で適応できます。しかし、特にデザイナーや違うチームに紹介することや、主に着目するのは、どのようにコミュニケーションをとっていくのか。そしてデザインチームの中でどのようなプロセスを確立していくのか、という部分です。ソフトウェアやファイル保存の明確な理解、命名法、共有、試験などの明確な理解が必要です。デザイングループによって現在適用されている方法論について定義します。メカニクスは、すべてのタイプのエンゲージメントを適応します。ワークショップやレビューなどデザイナーを含むすべての立証できるプロセスにおいて、デザイングループが解決方法を見つけることを可能にします。これらすべてに圧倒されそうになりますが、組織の中でメカニクスに入ってきたデザイナーは、コンテクストを構築するのに助けとなります。組織の内部機能において透明性を保つこと、期待と最終的な成果物、そしてデザイナーが成功することは、少なくとも、明確な理解力とインパクトのある前向きな変化や必要に応じた追加の説明が必要な時もあります。

3 ドキュメンテーション

文書として詳細を記録しておくことは非常に価値があることです。コンフルエンスページについては言及しません。それはデザイナーが一見すると圧倒されてしまうような情報の保管場所になっているからです。オンボーディングエクスペリエンスの本質について文書化することは、一般には製品・戦略・クライアント・ユーザー・株主・内部プロセス・産業洞察・ブランド力において、プロフェッショナルな洞察力を生み出すためのキットを作ることを意味しています。このキットには、どのような定義をするか長いアプローチは必要ありません。目的は、組織や企業、に簡潔で確かな視点を与え、プロセスを維持することです。デザイングループと内部業務、そしてどんな基本的な事柄も把握され、作り出され、コミュニケートし、実行されテストされます。この過程で、デザイナーは製品について多くのことを学ぶことができます。そして内部の関係性が確立され解決方法の生み出し方について、異なったチームのプロセスと並行して、明確な洞察力を得ることができます。

どのように、効果的なオンボーディングエクスペリエンスを測定するのでしょうか。効果的なオンボーディングプロセスは様々な方法で目撃することができます。

1 チーム統合

すべてのオペレーションチームに統合するのは時間がかかります。すべての専門家とグループは特定の法則を持っていて、それらの変化をデザイナーが理解するのは時間がかかります。よく構成されたオンボーディングは、リレーションシップを早く劇的に築き上げることができます。彼らがヒエラルキーにとらわれておらず、組織による製品過程の役割に基づいているからです。それは、異なった内部業務の連続であり、セールスチームや製品オーナーや、ビジネス分析、在庫管理マネージャー、クライアントマネージメントの専門家、など様々な異なる役割があることを理解しているからです。

2 才能維持と、生産性

雇用としっかり教育されたデザイナーを採用することは、どんな組織でも非常に大事な要素です。そこで働く人たちは、プロセスと結果、成果物をチーム内や関連する部門内でシェアします。デザイナーのための前向きな強化と彼らが乗り出すキャリアと並行して、組織が重要視していることでもあります。オンボーディングプロセスが正しく行われると、デザイナーにどの視点がプロセスと進め方において洞察力や戦略、理解力をつけるのに必要かわかるようになります。個人的に関係したオンボーディングプロセスでは、組織やグループまたは個人的な目的からエンゲージメントが大きく乖離しているタイプを前もって教えました。あなたの経験が無視されたり、何がゴールかわからなかったりしたことがあるからです。組織があなたが何者か、どのようなパートナーとしてどのようにたどり着いたのか全く知らないことを突然気付いたとしたら、それは本当に悪夢的な状況です。Sの中で自分でオンボーディングソリューションを見つけるのは、至難の業です。オンボーディングエクスペリエンスの透明な道の上では、プロフェッショナルは誰なのか、何をもたらしてくれるのかといった面から熟考し認識することが、長期的にも、目的を維持し共有するためには非常に大事なことなのです。